Der GastroPlan360 Blog

Wer seinen Gastronomiebetrieb erfolgreich führen will, braucht mehr als gutes Essen und freundliches Personal – er braucht den täglichen Blick auf die richtigen Zahlen. Hier sind die fünf Kennzahlen, die in keinem Betrieb fehlen dürfen.

1. Foodcost-Quote

Die Wareneinsatzquote zeigt, wie viel Prozent Ihres Umsatzes für Lebensmittel und Getränke draufgehen. Ein gesunder Richtwert liegt je nach Konzept zwischen 25 % und 35 %. Liegt Ihre Quote höher, lohnt sich eine Kalkulations- und Einkaufsüberprüfung.

2. Personalkostenquote

Personalkosten sind in der Gastronomie der größte Kostenblock. Inklusive Lohnnebenkosten sollte die Quote idealerweise unter 35 % liegen. Höhere Werte weisen oft auf ineffiziente Dienstplanung oder strukturellen Personalmangel hin.

3. Deckungsbeitrag pro Gericht

Nicht das teuerste Gericht bringt den meisten Gewinn. Berechnen Sie für jedes Gericht Umsatz minus Wareneinsatz – und sortieren Sie Ihre Speisekarte nach Deckungsbeitrag.

4. Durchschnittlicher Bon-Wert

Teilen Sie Ihren Tagesumsatz durch die Gästezahl. Dieser Wert zeigt Ihnen, ob Ihre Preisstruktur zur Zielgruppe passt und wo Upselling-Potenzial liegt.

5. Sitzplatzauslastung

Wie viele Ihrer verfügbaren Sitzplätze werden tatsächlich genutzt? Eine niedrige Auslastung bei gleichbleibenden Fixkosten ist das erste Warnsignal für strukturelle Probleme im Betrieb.

Überbesetzte Schichten kosten bares Geld, Unterbesetzung kostet Gäste und Nerven. Eine strukturierte Personalplanung ist einer der wirksamsten Hebel zur Kostenkontrolle in der Gastronomie.

Den Bedarf realistisch ermitteln

Analysieren Sie Ihre Umsätze der letzten drei bis sechs Monate nach Wochentag und Uhrzeit. So erkennen Sie verlässliche Muster und können die Dienstplanung daran ausrichten – statt nach Gefühl zu besetzen.

Feste Schichtmodelle einführen

Klare, wiederkehrende Schichtmodelle reduzieren den Planungsaufwand und geben dem Team Planungssicherheit. Wer weiß, wann er arbeitet, ist motivierter und zuverlässiger.

Flexiblen Pool aufbauen

Ein kleiner Pool aus Aushilfen oder Minijobbern erlaubt es Ihnen, auf Stoßzeiten und Krankenausfälle zu reagieren, ohne Vollzeitstellen überproportional zu belasten.

Stunden und Kosten im Blick behalten

Führen Sie eine einfache Tabelle mit geplanten vs. tatsächlich geleisteten Stunden. Abweichungen zeigen sofort, wo Nachsteuerungsbedarf besteht – bevor es teuer wird.

Viele Gastronomen kalkulieren ihre Speisekarte nach Bauchgefühl – und wundern sich am Monatsende über rote Zahlen. Dabei lässt sich mit wenigen Schritten eine verlässliche Preisstruktur aufbauen.

Der häufigste Fehler: Wareneinsatz unterschätzen

Wer nur den Einkaufspreis der Hauptzutat ansetzt, ignoriert Nebenprodukte, Würzmittel, Schwund und Portionsungenauigkeiten. Das Ergebnis: Sie verkaufen günstiger als gedacht – und merken es erst beim Jahresabschluss.

So kalkulieren Sie richtig

• Alle Zutaten pro Portion genau auflisten und wiegen
• Einkaufspreise aktuell halten und regelmäßig anpassen
• Einen Aufschlagsfaktor (Faktor 3 bis 4 je nach Konzept) als Ausgangsbasis nutzen
• Marktpreise vergleichen – aber den eigenen Deckungsbeitrag nicht unterschreiten

Preise regelmäßig überprüfen

Rohstoffpreise steigen – Ihre Karte sollte das spiegeln. Eine Kalkulations-Überprüfung mindestens zweimal im Jahr schützt Sie vor schleichenden Verlusten.